Impara a gestire il tuo tempo

Una delle cose che ho imparato quest’anno è stato “avere un’agenda”. In realtà le ho sempre utilizzate ma la mia costanza si riduce al primo trimestre dell’anno invece finalmente ho imparato a gestire il mio tempo e oggi ti mostrerò come gestire il tuo, di tempo.

Insegnarti a gestire il tuo tempo è la mia missione di oggi e non ho intenzione di finire l’articolo senza aver snocciolato tutti i punti importanti di questa azione fondamentale.

Definizione di agenda

Il primo passo da fare è quello di definire il concetto di agenda.

Sì, può essere il supporto cartaceo e/o digitale su cui prendere appunti ma è anche l’insieme di impegni, appuntamenti, cose da fare e azioni da compiere per raggiungere un obiettivo.

Imparare a gestire il tuo tempo significa trovare un modo più efficace per organizzare quello che dobbiamo fare affinché si possa avere più tempo per quello che ci piace fare.

Il mio obiettivo, di solito, è arrivare viva alla fine della settimana.

Agenda su misura

Parlando di agenda come supporto cartaceo e digitale, ho scelto sempre Moleskine. Cambio il colore ma la visione deve essere tassativamente giornaliera.

Quello di cui hai bisogno è che sia:

• agile e flessibile, che si adatti facilmente ai cambiamenti
• proporzionata al compito, varia in base al tipo di impegni
• semplice ed efficace, deve aiutarti a raggiungere l’obiettivo

Per il 2022 ho optato per qualcosa di meno costoso, andando in un negozio di cinesi e comprando un’agendina che entri in borsa e che sia lo stesso giornaliera. Moleskine resta il top di gamma per quel che mi riguarda, soprattutto visto che io le conservo almeno per due anni prima di buttarle via.

Come ti dicevo, io ho poca costanza. Gestire un’agenda e gestire il tuo tempo richiede energie e quindi anche un costo. Non riuscendo sempre a gestire l’agenda cartacea ho affiancato il mio meraviglioso Google Calendar.

Google Calendar per gestire il tuo tempo?

Ebbene sì. Spesso l’agenda cartacea la dimentico sulla scrivania e non si adatta più alle mie esigenze. Nessuno di noi vuole perdere tempo ma abbiamo anche necessità di trovare un metodo che ci consenta di sfoltire gli impegni presi, ammesso che ce ne ricordiamo!

Per capire come stai gestendo attualmente il tuo tempo ti chiedo di fare un piccolo esercizio. Metti nero su bianco le attività che svolgiamo in una settimana-tipo e poi trai le tue conclusioni:

• Ti sembra che tu sia una persona inconcludente?
• Stai occupando il tuo tempo a fare cose che ti piacciono?
• La tua agenda rispecchia il tuo obiettivo?

Se quello che hai scritto fosse l’agenda di un’altra persona penseresti che è una persona socievole, che è un’amante della routine, che sta perdendo solo il suo tempo?

Programmare un’agenda con il metodo 3+3

Per programmare al meglio una giornata bisogna capire prima quali sono gli obiettivi della giornata e poi come incastrare attività diverse.

Lo ripeterò spesso, gestire il tuo tempo non sarà semplice all’inizio ma possiamo fare in modo che non sia traumatico.

Il metodo 3+3 consiste nel selezionare 3 obiettivi importanti e 3 obiettivi rilevanti da svolgere nel caso i primi tre non siano attuabili. Tracciamo il tempo che utilizziamo per spuntare ogni obiettivo raggiunto e cerchiamo di capire dove e come perdiamo tempo.

Come scrivere gli appunti per la pianificazione

Altro tasto dolente, per me, è come scrivere gli appunti. Se già utilizzi il Bullet Journal meglio, ti semplificherai l’esistenza. Se invece sei come me, ovvero disordinata, pasticciona e maldestra… mettiti l’anima in pace. Ci tocca lavorarci su.

La regola vuole che gli appunti dovrebbero essere brevi e precisi. Ma noi logorroicə abbiamo un problema con la brevità così io faccio in questo modo. Sull’agenda cartacea scrivo il nome del cliente o il compito da svolgere. Su Calendar scrivo i dettagli perché c’è più spazio.

Devo insegnarti a gestire il tuo tempo mica ad essere ordinata, suvvia!

È vero che più siamo concisə e meno tempo perderemo ma è altrettanto vero che se io scrivessi tutto a modino non capirei più niente e invece nel mio caos io capisco tutto quello che mi serve. Quello che però consiglio vivamente sempre, per gestire il tuo tempo nel migliore dei modi, è di usare i colori.

La mia borsa pesa sempre 800 kg perché mi devo portare le penne colorate (ora capisci perché dimentico sempre l’agenda sulla scrivania?), mentre su Calendar ho creato diversi calendari per tipologia di lavoro. Per gli appuntamenti uso i colori del brand, per i post sul blog un fucsia accecante, per gli impegni familiari il rosso, ecc… Tu puoi usare i colori che ti piacciono di più.

Obiettivi SMART

Ne avrai sentito parlare e anche io userò spesso l’acronimo SMART sia per insegnarti a gestire il tuo tempo ma anche in generale. Gli obiettivi devono sempre essere:

• Specifici
• Misurabili
• Raggiungibili
• Realistici
• Con tempistiche precise

Ogni qualvolta scriviamo un appunto sulla nostra agenda, scomponiamolo in parti più piccoli se possibile.

Ti faccio un esempio.

Da qualche settimana di tempo mi ero segnata sull’agenda di scrivere questo post. Sapevo già si sarebbe trattato di un post lungo e articolato così l’ho diviso in più parti. Prima ho reperito tutte le informazioni che mi sarebbero servite.

Ho buttato giù una scaletta di argomenti da trattare, ho eliminato quegli argomenti troppo scarni o che non aggiungevano valore all’articolo e mi sono data un tempo per scriverlo. Tempo stimato per tutto, circa 3 ore.

Conclusione

Insomma, gestire il tuo tempo è un vero e proprio dispendio di energie. Se posso permettermi un ultimo consiglio è quello di pianificare di settimana in settimana tutto ciò che ci riguarda direttamente.

Io ho scelto il sabato mattina per la pianificazione, ma potresti decidere di volerlo fare il venerdì in chiusura dell’attività per avere il weekend completamente libero.

Da qualche parte bisogna pur cominciare se ci si vuole organizzare al meglio. Da quando ho intrapreso questa strada non ho mai avuto modo di pentirmene e sono davvero riuscita a ritagliarmi dei momenti solo per me.

Se questo articolo ti è piaciuto, condivi e commenta!